Si heu de fer un enviament de correus electrònics a diversos clients a la vegada, amb un missatge idèntic, seria convenient tenir en compte diversos factors:
1. Els correus electrònics no han d’arribar necessàriament al destinatari. Hi ha mails que ens poden ser retornats per diversos motius: la bústia és plena, aquella adreça ja no està operativa, o bé que l’empresa receptora ha cessat l’activitat. Per tant, és important tenir un control exhaustiu quan ens trobem amb una devolució, i anotar la incidència. Assegureu-vos, de la mateixa manera, i en la mesura del possible, que l’adreça a la que envieu el correu és la més adequada (potser n’hi ha algun de més específic, més enllà de l’info@.. o el contacte@..,). Una trucada per verificar prèviament a quina adreça podeu enviar la vostra informació us pot facilitar les coses.
2. Que el correu electrònic que envieu sigui considerat com a correu escombraria pel destinatari, i aquest us ho comunica en el seu moment. Com en el cas anterior, caldria anotar que a aquesta persona no se l’ha de tornar a contactar per aquesta via, per evitar mals majors. No hi ha res pitjor que causar l’efecte contrari i que una informació generi un efecte negatiu cap a la vostra marca. En aquest cas, explorar alternatives comunicatives per contactar amb aquests tipus de clients seria el més adient.
3. La còpia oculta. No podem facilitar les dades de la nostra cartera de clients o potencials clients als qui fem un enviament. Es tracta d’una qüestió regulada per la llei, cadascú té dret a la privacitat dels seves pròpies dades i a que aquestes no siguin difoses per tercers. Per tant, quan fem enviaments massius, recordeu sempre fer-ho en còpia oculta (CCO).
4. Si el vostre correu duu incorporada una informació adjunta, tingueu en compte la possibilitat d’inserir aquestes dades com una imatge integrada en el cos del text: teniu, d’entrada, més opcions que els destinataris la puguin contemplar, encara que sigui llegida en diagonal. Si voleu fer arribar alguna comunicació d’afegit, i només ho feu adjuntant un arxiu en PDF, o .doc, tingueu en compte que pot ser que tingueu menys opcions que el receptor es descarregui aquest arxiu adjunt. Valoreu-ho.
5. El format: un correu electrònic és una via de comunicació que hauria de seguir unes pautes comunicatives bàsiques: paràgrafs clars i concisos, amb un to i un llenguatge escaient, i que constin d’una presentació de qui som, què oferim, i, si s’escau, en quines dates realitzem un acte o esdeveniment concret. Més val poc i correcte, que molt però incorrecte. Tanmateix, és important que aquest correu estigui firmat per una persona de referència, i hi tingui incorporat un peu amb les dades principals de la vostra empresa (correu, web, telèfon, xarxes).
Foto text: cebuedtech1.wordpress.com
#contast, comunicació i llengua per a empreses 