Com enviar un correu @dequadament

Si heu de fer un enviament de correus electrònics a diversos clients a la vegada, amb un missatge idèntic, seria convenient tenir en compte diversos factors:

1. Els correus electrònics no han d’arribar necessàriament al destinatari. Hi ha mails que ens poden ser retornats per diversos motius: la bústia és plena, aquella adreça ja no està operativa, o bé que l’empresa receptora ha cessat l’activitat. Per tant, és important tenir un control exhaustiu quan ens trobem amb una devolució, i anotar la incidència. Assegureu-vos, de la mateixa manera, i en la mesura del possible, que l’adreça a la que envieu el correu és la més adequada (potser n’hi ha algun de més específic, més enllà de l’info@.. o el contacte@..,). Una trucada per verificar prèviament a quina adreça podeu enviar la vostra informació us pot facilitar les coses.

2. Que el correu electrònic que envieu sigui considerat com a correu escombraria pel destinatari, i aquest us ho comunica en el seu moment. Com en el cas anterior, caldria anotar que a aquesta persona no se l’ha de tornar a contactar per aquesta via, per evitar mals majors. No hi ha res pitjor que causar l’efecte contrari i que una informació generi un efecte negatiu cap a la vostra marca. En aquest cas, explorar alternatives comunicatives per contactar amb aquests tipus de clients seria el més adient.

3. La còpia oculta.  No podem facilitar les dades de la nostra cartera de clients o potencials clients als qui fem un enviament. Es tracta d’una qüestió regulada per la llei, cadascú té dret a la privacitat dels seves pròpies dades i a que aquestes no siguin difoses per tercers. Per tant, quan fem enviaments massius, recordeu sempre fer-ho en còpia oculta (CCO).

4. Si el vostre correu duu incorporada una informació adjunta, tingueu en compte la possibilitat d’inserir aquestes dades com una imatge integrada en el cos del text: teniu, d’entrada, més opcions que els destinataris la puguin contemplar, encara que sigui llegida en diagonal. Si voleu fer arribar alguna comunicació d’afegit, i només ho feu adjuntant un arxiu en PDF, o .doc, tingueu en compte que pot ser que tingueu menys opcions que el receptor es descarregui aquest arxiu adjunt. Valoreu-ho.

5. El format: un correu electrònic és una via de comunicació que hauria de seguir unes pautes comunicatives bàsiques: paràgrafs clars i concisos, amb un to i un llenguatge escaient, i que constin d’una presentació de qui som, què oferim, i, si s’escau, en quines dates realitzem un acte o esdeveniment concret.  Més val poc i correcte, que molt però incorrecte. Tanmateix, és important que aquest correu estigui firmat per una persona de referència, i hi tingui incorporat un peu amb les dades principals de la vostra empresa (correu, web, telèfon, xarxes).

Foto text: cebuedtech1.wordpress.com

Que hi ha algú?

Teniu en compte la relació amb els mitjans de comunicació quan voleu dur a terme alguna activitat o convocar els mitjans per a la presentació de la vostra empresa?

Si voleu que vingui la premsa, tingueu en compte que una manera òptima per fer-ho és a través del comunicat. Sigueu sintètics, i assegureu-vos que el redactat respongui a les 6W periodístiques: qui, què, quan, com, on i per què. No feu de la teva informació un llibre, sigueu sintètics, i prioritzeu sempre allò més important. Això no implica que no pugueu adjuntar un document, per exemple, un tríptic explicatiu de l’activitat. Tanmateix, assegureu-vos que, al final del vostre comunicat, hi ha un nom i telèfon de contacte o correu electrònic de la persona responsable, per facilitar més dades o puntualitzar determinats aspectes continguts en aquest comunicat. Incorporar el nom del web i de les xarxes pot ser útil perquè el periodista pugui accedir ràpidament al vostre espai per saber més de vosaltres. En aquest sentit, és important, doncs, que feu constar aquesta activitat a les vostres xarxes socials.

Quan envieu la nota, verifiqueu els correus electrònics dels mitjans de comunicació, perquè és molt habitual que us pugui ser retornat i, si teniu relació amb una persona de referència en aquell mitjà, feu-li-la arribar. Un grau de personalització sempre us pot donar un cop de mà amb l’objectiu d’aconseguir que puguin venir a cobrir allò que organitzeu o preteneu presentar. Intenteu, en la mesura del possible, resumir en el camp “assumpte” del correu electrònic allò que expliqueu en el cos, perquè al periodista li sigui més fàcil de poder recuperar el vostre comunicat, tenint en compte la multitud de correus que entren al dia. Per exemple, una fórmula adient seria  Vermut-col·loqui a Casa Y, 30 desembre, 21 hores.

Finalment, quan vulgueu fer arribar una acció als mitjans de comunicació, tingueu sempre en compte un ganxo o un element que us pugui fer captar l’atenció de la premsa, perquè representa quelcom que us diferencia de la resta. És important destacar un valor afegit o que aporteu quelcom de nou, per atraure l’atenció dels mitjans. Treballeu bé els missatges, jugueu amb el llenguatge, creeu l’eslògan per poder ser molt més efectius. Plantegeu preguntes o reptes. Aquestes són només algunes de les claus que us poden dur a l’èxit quan preteneu que els mitjans de comunicació us en facin ressò.

Foto text: http://www.mujeresdeempresa.com/